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Digitale Wissensplattformen für ein gelungenes Wissensmanagement?
Digitale Wissensplattformen speichern Wissen so ab, dass es für alle immer und überall verfügbar ist, das klingt wirklich verlockend. In der dritten Runde unseres Dialogs Verwaltung 2025 haben wir Möglichkeiten und Grenzen solcher Systeme beleuchtet. Dazu kam der Austausch, welche konkreten Vorteile in der Verwaltung erzielbar sind und was notwendig ist, solch ein System einzuführen.
Wozu überhaupt Wissensmanagement?
Wie schön war das doch in den guten alten Zeiten! Jedenfalls scheint es im Rückblick so. Eine neue Person trat eine Stelle an, wurde ein halbes Jahr von dem/der Vorgänger:in eingearbeitet und danach regelmäßig – alle paar Jahre – weitergebildet. Das so erworbene Wissen musste nur selten sprunghaft ausgebaut werden – beim Umstieg von Telex auf Fax, von der elektrischen Schreibmaschine auf einen PC. Menschen blieben viele Jahre auf einer Position und fanden das gut so.
Heute? Reihenweise gehen die Babyboomer in Rente, die heutigen Mitarbeitenden bleiben im Schnitt nicht wirklich lange dabei, die gleiche Aufgabe zu machen. Einarbeitung? Eine überschneidende Anwesenheit von scheidender und kommender Besetzung sind zur absoluten Ausnahme geworden. Expert Debriefings (Methode zur Wissensbewahrung, auch Wissensstafette genannt)? Manche nehmen sie sich vor, wirklich durchgeführt werden sie in einem Promillesatz der Wechsel. Und findet eine Einarbeitung mal tatsächlich ernsthaft statt, hält das Wissen nicht lange: Dauernd ändern sich die Vorgaben, die Software, die Hardware, die Abläufe.
Was übertrieben klingen mag, bringt manche Verwaltungseinheiten an die Grenze der Betriebsfähigkeit. Wäre da doch nur die Möglichkeit, Wissen wie mit copy & paste von einer Person zur nächsten zu übertragen und es “dort” sofort verfügbar zu haben!!
Eine gute Lösung: Digitale Wissensplattformen
Instant Knowledge: Wissen ist immer und überall in Sekunden verfügbar. Da klingen die Versprechen der Software-Unternehmen wie Musik in den Ohren: Wissen kann in unbegrenzter Menge sekundenschnell hinterlegt werden. In welcher Form es verpackt ist, ist irrelevant – speichern lässt sich alles was digital verfügbar oder verlinkbar ist. Textdokumente, Bilder, Videos, Tondateien, Links – einfach alles. Heißt auch: Eine Erkenntnis oder kleine Anleitung in 20 Sekunden ins Handy sprechen und das Video an der richtigen Stelle abspeichern ist mit etwas Routine in einer Minute machbar. Toll! Einmal gespeichert, ist das Wissen jederzeit und überall – Netzanbindung vorausgesetzt – in Sekunden auffind- und abrufbar. Diese Erfahrung haben wir in unseren Projekten ebenfalls gemacht: Die Systeme sind weitestgehend selbsterklärend, schnell und robust. Gezeigt und diskutiert haben wir am Beispiel von Nuclino | The easy knowledge base for teams, dem System eines Münchner Unternehmens, das sehr einfach und schnell verwendbar ist. Soweit alles gut.
Was sind die Vorteile – ganz konkret? Wo lässt sich Zeit sparen?
Zu dieser Frage hatten wir eine große Zahl von Antworten. Abgesehen von den offensichtlichen und zentralen Nutzenfaktoren – wir verlieren weniger Wissen und wir sind schneller bei der Einarbeitung – sprachen wir auch über die Vermeidung von Doppelspeicherungen, dass das Rad sprichwörtlich nicht von jedem neu erfunden werden muss und dass es weniger Wissensprivilegien bei einzelnen Personen geben könnte. Bei der Suche sparen wir gefühlt unendlich viel Zeit. Und wenn das Wissen jederzeit verfügbar ist, kommt es auch nicht mehr vor, dass wir mangels Wissen nicht weiterarbeiten können und ein Vorgang oder Projekt für Tage “hängt”, bis ein Wissensträger wieder da, gesundet oder gefunden ist.
Was braucht es für die Einführung?
Die Herausforderungen liegen hier: Welches der vielen hundert Systeme passt zu meinem Bedarf? Viele Anbieter sind Startups. Welche davon wird es an Weihnachten noch geben, so dass der Invest nicht umsonst war? Welchen Datenschutz-Standards genügen die Systeme? Wie docke ich ein solches System an mein Intranet an? Muss ich das überhaupt? Wie überzeuge ich meine interne IT, dass das funktioniert? Diese und viele ähnliche Fragen waren Gegenstand unseres Dialogs und müssen natürlich eine Antwort finden.
Natürlich haben wir auch über die Hemmschuhe gesprochen, die bei uns bei den meisten Projekten begegnen: Allen ist wichtig, auf ein bewährtes Tool zu setzen, das möglichst andere bereits erfolgreich im Einsatz erprobt haben. Dazu eine konkrete Anleitung, wie man so ein Projekt anfängt. Ein E-Learning (am besten gleich in der digitalen Wissensplattform?), das den Mitarbeitenden erklärt, wie sie ihr Wissen teilen können. Und natürlich die Argumente um die Führung zu überzeugen, dass dieses Projekt Priorität hat und dem Haus wirklich hilft.
Herzlichen Dank allen Beteiligten – es war ein intensiver Dialog rund um eines der aktuell spannendsten Themen. Sie möchten mehr zu unseren Erfahrungen aus Projekten zu dem Thema Wissensmanagement und Wissenstransfer erfahren oder stehen vor der Herausforderung das Wissensmanagement in Ihrer Organisation aufzubauen, wir stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung! Kontaktieren Sie uns gerne oder wählen direkt einen Gesprächstermin mit uns aus.
