Rückblick mit Wirkung: Zukunftstag Verwaltung 2025 - Was, wenn es doch möglich ist?

Verwaltung nach vorne bringen: Das braucht das Land. Raus aus der gefühlten Lähmung. Hin zu Lösungen, die einen wirklichen Unterschied machen – für Bürger:innen und Mitarbeiter:innen.

Unmöglich? Und was, wenn es jemand anderes schon geschafft hat?

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Um das zu erkunden, hatten wir im Juli 2025 zu unserem Zukunftstag Verwaltung eingeladen und erlebten einen Tag voll Praxis, Austausch und konkreter Impulse mit vier Referenten, die an außergewöhnlichen Beispielen gezeigt haben, wie man Dinge auch in der Verwaltung umsetzten kann.

Dinge, die unmöglich erscheinen. Dinge, die sich viele nicht trauen. Sie zeigten eindrucksvoll, was sehr wohl möglich ist – mit Mut, klugen Entscheidungen und einem starken Gestaltungswillen.

Ergänzend dazu brachten Wolfram von Schneyder und Patricia Baumkircher mit sogenannten Starter Kits zu Selbstmanagement in herausforderndem Umfeld sowie zum Umgang mit Veränderungen weitere praxisnahe Impulse ein. Sie zeigten, wie Veränderungen in der eigenen Organisation konkret angegangen werden können – und gaben damit Handwerkszeug an die Hand, um direkt ins Handeln zu kommen.

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"𝘍ü𝘳 𝘮𝘪𝘤𝘩 𝘸𝘢𝘳 𝘥𝘦𝘳 𝘡𝘶𝘬𝘶𝘯𝘧𝘵𝘴𝘵𝘢𝘨 𝘝𝘦𝘳𝘸𝘢𝘭𝘵𝘶𝘯𝘨 2025 𝘦𝘪𝘯 𝘛𝘢𝘨 𝘷𝘰𝘭𝘭𝘦𝘳 𝘸𝘦𝘳𝘵𝘷𝘰𝘭𝘭𝘦𝘳 𝘉𝘦𝘨𝘦𝘨𝘯𝘶𝘯𝘨𝘦𝘯 𝘶𝘯𝘥 𝘦𝘤𝘩𝘵𝘦𝘳 𝘈𝘶𝘧𝘣𝘳𝘶𝘤𝘩𝘴𝘴𝘵𝘪𝘮𝘮𝘶𝘯𝘨. 𝘝𝘰𝘯 𝘐𝘯𝘴𝘱𝘪𝘳𝘢𝘵𝘪𝘰𝘯 𝘣𝘪𝘴 𝘐𝘳𝘳𝘪𝘵𝘢𝘵𝘪𝘰𝘯 𝘸𝘢𝘳 𝘢𝘯 𝘌𝘮𝘰𝘵𝘪𝘰𝘯𝘦𝘯 𝘢𝘭𝘭𝘦𝘴 𝘥𝘢𝘣𝘦𝘪, 𝘸𝘢𝘴 𝘝𝘦𝘳ä𝘯𝘥𝘦𝘳𝘶𝘯𝘨 𝘭𝘦𝘣𝘦𝘯𝘥𝘪𝘨 𝘮𝘢𝘤𝘩𝘵.

𝘔𝘦𝘪𝘯 𝘍𝘢𝘻𝘪𝘵: 𝘔𝘶𝘵𝘪𝘨 𝘴𝘦𝘪𝘯, 𝘪𝘯𝘴 𝘏𝘢𝘯𝘥𝘦𝘭𝘯 𝘬𝘰𝘮𝘮𝘦𝘯 𝘶𝘯𝘥 𝘝𝘦𝘳𝘸𝘢𝘭𝘵𝘶𝘯𝘨 𝘨𝘦𝘮𝘦𝘪𝘯𝘴𝘢𝘮 𝘯𝘦𝘶 𝘨𝘦𝘴𝘵𝘢𝘭𝘵𝘦𝘯. 𝘌𝘴 𝘭𝘰𝘩𝘯𝘵 𝘴𝘪𝘤𝘩!"

Stella Neuert. VSC Team

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Vier Beispiele aus der Praxis, die unglaublich viel Mut machen:

📈 1. Effizienzsteigerung um 20 % – im öffentlichen Dienst?!

Klingt zu schön, um wahr zu sein? Volker Zibulski von der Deutschen Rentenversicherung Berlin-Brandenburg zeigte, wie genau das gelingen kann – ohne Mehrarbeit und mit hoher Akzeptanz.

➡️ Der Schlüssel: organisatorische Anpassung mit einer strategisch gesteuerter Personalbedarfsermittlung, die nicht beim Rechnen aufhört, sondern ins Handeln führt.

Denn: Viele Stellen waren zuvor mit fachfremden Aufgaben belastet, Prozesse redundant, Rollen unklar. Das Ergebnis: Acht Stellen weniger bei gleicher Leistung.

Was hat funktioniert?

• Tempo statt Zaudern
• Vertrauen statt Kontrolle
• Teamwork und gezielte Hospitationen
• Workshops mit Führungskräften, in denen wirklich umgebaut wurde

Und: Die Umsetzung wurde im Team erarbeitet – mit dem Ziel, besser zu arbeiten, nicht härter.

Danke an Volker Zibulski für den offenen Einblick und die Bereitschaft zur Diskussion. Solche Beispiele machen Lust auf Nachahmung.

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🛠️ 2. Handlungsräume durch innovative Vergabe

Dr. Moritz Philipp Koch von der Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) zeigte auf, wie man durch vorausschauende Planung und gute Zusammenarbeit aus dem oft mühsamen Thema Vergabe ein echtes Gestaltungsinstrument macht.

Denn: Vergabe ist kein Hindernis, sondern kann Innovation ermöglichen – wenn alle Beteiligten früh und gemeinsam agieren.

‍Was entscheidend ist:

• Frühzeitige und enge Abstimmung zwischen Vergabestelle, IT, Fachbereich, Datenschutz, Personalrat etc.
• Klare Kommunikation, um Missverständnisse zu vermeiden
• Fehler als Teil des Prozesses begreifen – statt Schuldige zu suchen
• Markterkundung gezielt nutzen, bevor Anforderungen festgezurrt werden
• Das passende Verfahren wählen – und nicht automatisch auf das offene Verfahren setzen

📈 Ein besonderer Fokus lag auch auf den aktuellen Entwicklungen im Beschaffungswesen:
‍Automatisierung, KI, neue Rollenverständnisse – die Veränderungen sind bereits spürbar. Entscheidend wird sein, wie Vergabestellen und Fachbereiche gemeinsam neue Wege gehen, ohne rechtliche Rahmen zu sprengen.

✅ Fazit:
‍Gute Vergabe beginnt nicht mit dem Verfahren, sondern mit Zusammenarbeit. Und sie endet nicht beim Vertrag, sondern bei der gemeinsamen Verantwortung für funktionierende Lösungen.

Ein großes Dankeschön an Dr. Moritz Philipp Koch für diesen praxisnahen und klugen Einblick – und die Bereitschaft, mit uns in den offenen Austausch zu gehen.

🤔 3. Selbstorganisation in der Hierarchie – geht das?

Tom Michael, Leiter Hauptamt der Stadt Herrenberg, zeigte: Ja, das geht – mit Haltung, Rollen und Vertrauen.

💡 Was steckt dahinter?
Die Haltung: Im Team mit Verantwortung arbeiten, statt nur für die Organisation. Statt über „New Work“ nur zu sprechen, lebt sein Team das Prinzip: einfach anders machen. Ob im Bauhof oder im Hauptamt – Verantwortung wird geteilt, Entscheidungen werden da getroffen, wo das Wissen sitzt. Und das alles in einer klassischen Hierarchie.

🤝 Ein kleiner Einblick aus seiner Praxis:
Teammitglieder übernehmen klar definierte Rollen wie z. B. den Onboarding-Buddy, definieren Verantwortlichkeiten (Accountabilities), Domains und Tasks – agil und gemeinsam.
In zwei Meeting-Formaten wird sowohl im als auch am System gearbeitet.

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📌 Warum funktioniert das?‍

• Eine klare Rollenstruktur schafft Orientierung und Verantwortlichkeit.
• Unterschiedliche Meetingformate fördern Produktivität und Reflexion gleichermaßen.
• Mitarbeitende übernehmen Verantwortung, führen aktiv und gestalten.

Vielen Dank an Tom Michael für diesen wertvollen Einblick in eine Verwaltungskultur, die Vertrauen und Mitgestaltung lebt.

👥 3. Personalaufwuchs trotz Fachkräftemangel

Wie erlösten Tim Brömstrup, Leiter Employer Branding & Recruiting bei Dataport AöR und sein Team die eigene Organisation aus dem ewigen Personalnotstand?
Mit einer Mischung aus Ehrlichkeit, Daten, Nutzerzentrierung – und: radikaler Klarheit.

Tim Brömstrup zeigte an unserem Zukunftstag Verwaltung 2025:
Der Ausweg beginnt mit der Frage: „Welche Zielgruppe wollen wir eigentlich erreichen – und wie ticken diese Menschen wirklich?“

Seine Antwort?
Weniger Bauchgefühl, mehr KPIs, klare Zielgruppenansprache und konsequentes Umdenken im Recruiting.

Was bedeutet das konkret?

• Automatisierung & Digitalisierung im Bewerbungsprozess (Stichwort: Ein-Klick-Bewerbung)
• Nutzerzentrierung – von der Kommunikation bis zur Benefit-Struktur
• Einsatz von Performance-Marketing, KI und datenbasierten Insights
• Veränderung des Mindsets: Recruiting First! – mit Verantwortungsübernahme und Mut zur Veränderung

💡 Seine klare Botschaft:
‍Wer sich nicht radikal in Richtung Bewerbenden-Erlebnis orientiert, bleibt im Rennen um die Talente chancenlos – gerade im öffentlichen Dienst.

🙏 Herzlichen Dank an Tim Brömstrup für diesen inspirierenden Impuls – und für die Offenheit, auch unbequeme Fragen zu beantworten. Genau das braucht es, wenn wir als Verwaltung attraktiver Arbeitgeber werden wollen.

Ein herzliches Dankeschön an alle, die diesen Tag mit Leben gefüllt haben – insbesondere an unsere Referenten und die zahlreichen Teilnehmer:innen aus den verschiedensten Organisationen. Danke für die Offenheit, die Diskussionen und die vielen Impulse. Wir freuen uns schon auf den nächsten Zukunftstag Verwaltung mit Euch!

Was bleibt? Inspiration. Mut. Und die Motivation, selbst etwas zu bewegen. Und das gute Gefühl: Veränderung beginnt dort, wo Menschen gemeinsam etwas wagen. 🤝

Und immer wieder dieser Moment, wenn alle sagen, „Das geht doch nicht“ – und dann zeigt jemand, dass es eben doch geht. Und alle anderen überlegen, wie sich das anfühlen würde, das auch zu schaffen.

Geht doch!

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